O Governo acaba de instituir, na Casa Civil, o Comitê Gestor do SPdoc (Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações). O sistema, que está sendo desenvolvido pela Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo (Prodesp), empresa vinculada à Secretaria de Gestão Pública, constitui-se em um conjunto de procedimentos e operações técnicas da gestão de arquivos de documentos processados eletronicamente, aplicável a tanto documentos convencionais quanto digitais). A coordenação do comitê será feita pelo Arquivo Público do Estado.
O SPdoc é o primeiro sistema utilizado pela administração pública estadual que incorpora requisitos arquivísticos, permitindo a efetiva gestão dos documentos desde a sua produção até a sua destinação final. “Não existe nada semelhante no Brasil. O SPdoc permitirá acompanhar o documento público desde a sua produção, na mesa do gestor, até seu destino final, que pode ser seu recolhimento para instituição arquivística ou sua eliminação.”, explica o coordenador do Arquivo Público do Estado de São Paulo, Carlos de Almeida Prado Bacellar.
A solução SPdoc integrada à política estadual de arquivos permite, em diversos níveis, a visualização dos dados identificadores, acompanhamento, controle da tramitação, arquivamento e destinação dos documentos públicos. Possibilita, ainda, a utilização de serviços via internet, bem como o controle dos atos de governo e a transparência administrativa. O SPdoc facilita, por exemplo, o acompanhamento, pela internet, dos procedimentos e pedidos feitos às Secretarias e órgãos do Governo de São Paulo, sendo uma ferramenta que auxilia o cidadão em suas relações com os serviços do Estado.
Com o Protocolo de Recebimento de Documento o cidadão terá acesso à tramitação dos processos de seu interesse via Internet. Quando toda administração estadual estiver utilizando o SPdoc, o cidadão que precisar entregar um documento em alguma repartição pública poderá fazê-lo no órgão estadual mais próximo de sua residência ou trabalho.
A implementação progressiva do sistema em todos os órgãos da administração estadual será planejada pelo Comitê Gestor do SPdoc, que foi instituído pelo Decreto nº 55.479, de 25 de fevereiro de 2010, junto ao Gabinete do secretário-chefe da Casa Civil. O Comitê Gestor, de caráter permanente e multidisciplinar, é integrado por representantes da Casa Civil e do Arquivo Público do Estado, a quem cabe a coordenação dos trabalhos, da Secretaria de Gestão Pública, da Prodesp, da Secretaria de Economia e Planejamento e da Procuradoria Geral do Estado.
“A instituição do Comitê Gestor representa o compromisso do Governo do Estado em implementar efetivamente uma política pública de gestão documental no Estado, condição necessária ao êxito do SPdoc.”, observa a diretora técnica do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (Saesp), Ieda Pimenta Bernardes.
Em sua primeira fase, o sistema foi implementado nas secretarias de Gestão Pública, Casa Civil, Comunicação, Cultura, Direitos da Pessoa com Deficiência e Relações Institucionais, o que possibilitará análise de seu desempenho e ações de aprimoramento técnico. Atualmente, as Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo estão elaborando os planos de classificação e as tabelas de temporalidade das atividades fins dos órgãos e entidades da administração estadual, requisitos básicos para fazer parte do SPdoc.
A implementação do sistema representará um novo salto de qualidade na política de gestão documental do Estado pois, ao observar os requisitos arquivísticos, passará a exercer controle sobre todas as variáveis do processo: tempo de guarda, eliminação, preservação, recuperação da informação, tramitação, sigilo etc. “A boa gestão dos documentos públicos significa economia de recursos, agilidade da máquina do Estado, transparência administrativa e, acima de tudo, garantia dos direitos do cidadão, registrados nos documentos produzidos e acumulados pela administração pública”, diz Bacellar.
Sobre o Arquivo Público do Estado de São Paulo
O Arquivo Público do Estado de São Paulo é um dos maiores arquivos públicos brasileiros. Vinculado à Casa Civil, é o responsável pela política de arquivos e gestão documental no âmbito da administração do Estado de São Paulo e a quem cabe coordenar o Comitê Gestor que irá orientar o desenvolvimento, a implementação e o aperfeiçoamento contínuo do SPdoc.
Em 2004, oficializou dois instrumentos de gestão documental, o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos, que asseguraram, de forma pioneira, novas perspectivas para o desenvolvimento de uma solução informatizada eficiente de caráter corporativo na administração estadual.
A implementação deste sistema representa um desdobramento necessário e desejável ao trabalho que vem sendo realizado pelo Arquivo Público do Estado na definição de requisitos, normas e procedimentos para a gestão dos documentos públicos estaduais.
Ação recente da instituição nesse sentido é a publicação da Instrução Normativa APE/SAESP-1, de 10/03/2009, que estabelece diretrizes e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da Administração Pública Estadual Direta e Indireta. O Arquivo Público do Estado também passou a integrar o Projeto InterPARES, na condição de “parceiro de teste” para realizar análise de conformidade da solução SPdoc com os requisitos arquivísticos preconizados internacionalmente pelo Projeto.
O Arquivo Público do Estado ainda é responsável por recolher, tratar e disponibilizar ao público toda documentação de caráter histórico produzido pelo Poder Executivo Paulista. A instituição mantém sob sua guarda aproximadamente 6 mil metros lineares de documentação textual permanente, 17 mil metros de documentação intermediária, 900m de material iconográfico, grande quantidade de jornais e revistas e uma biblioteca de apoio à pesquisa com 45 mil volumes.
Do Arquivo Público do Estado de São Paulo
