Água, luz, telefone, aluguel, tributos, plano de saúde, mensalidade escolar. A lista de contas a pagar no mês é extensa. E a quantidade de papel gerado também. Além dos boletos, tem ainda os comprovantes de pagamento, que devem ser guardados sempre juntos.
Saber quais documentos devem ser guardados e por quanto tempo ajuda a manter a organização domiciliar. O tema é assunto do contéudo especial produzido pela Biblioteca Virtual do Governo do Estado de São Paulo. Consulte a Biblioteca Virtual aqui.
Organize a documentação
É sempre bom guardar as faturas ou as declarações anuais até a data de prescrição das dívidas, para fins de prevenção. Veja, a seguir, os prazos indicados para manter a guarda de documentos:
POR 5 ANOS
– Tributos municipais, estaduais e federais;
– Água, luz, telefone e gás;
– Plano de saúde;
– Mensalidade escolar (incluindo pagamentos de cursos livres);
– Honorários de profissionais liberais (advogados, médicos, dentistas etc.);
– Cartão de crédito.
POR 3 ANOS
– Aluguel.
POR 1 ANO
– Seguros em geral (a proposta, a apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por mais um ano após o fim da vigência);
– Despesas em hotéis.
CASOS ESPECÍFICOS
– Bens duráveis (eletroeletrônicos, eletrodomésticos, automóveis, etc.): as notas fiscais devem ser guardadas durante toda a vida útil do produto, a partir da sua aquisição. Alguns recomendam que se guarde até o final da garantia, mas ainda assim é melhor manter os recibos, pois existe a possibilidade de haver defeitos que não são de fácil constatação (como um defeito no freio, no caso de um veículo), os chamados “vícios ocultos”. A mesma regra também vale para os certificados de garantia.
– Financiamento de imóveis e carros: até o fim do processo de quitação, com a transferência do bem para o nome do comprador ou do registro da escritura.
– Consórcio: declarações devem ser guardadas até o encerramento das operações financeiras do grupo.
– Contratos: contratos em geral precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito e, em se tratando de financiamento, até que todas as parcelas estejam quitadas e o bem desalienado (sem dívidas).
– Condomínios: declarações de quitação de pagamento devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Após a saída, conservá-los por 10 (dez) anos.
– Informações complementares sobre aluguel: o locatário deve guardar o contrato e as declarações até sua desocupação e consequente recebimento do termo de entrega de chaves, por três anos, desde que não haja qualquer pendência (somente para casos onde haja uma efetiva relação de consumo – consumidor e uma empresa/administradora. Contratos entre particulares são de natureza jurídica diferente e não constitui relação de consumo).
– Convênio médico: proposta e contrato por todo o período em que estiver como conveniado. Recibos referentes, no mínimo, aos 12 meses anteriores ao último reajuste devem ser guardados por todo o período de contratação.
Do Portal do Governo do Estado
