Aproximar o Arquivo Público do Estado das demais secretarias para estabelecer uma política de gestão de arquivos para todo o Estado de São Paulo. Essa é a principal razão para que o Arquivo do Estado esteja novamente vinculado à Secretaria da Casa Civil.
A mudança ocorreu na reestruturação da Secretaria da Casa Civil, oficializada em julho de 2007Com isso, o Arquivo Público deixou de estar vinculado à Secretaria da Cultura para fazer parte dos quadros da Casa Civil, órgão de apoio direto ao Governador do Estado.
O principal argumento para a mudança é o fato de que a preservação de documentos é só uma das atribuições de um arquivo público. Antes disso, é realizado um árduo e longo trabalho que inclui a regulamentação da produção de papéis do Estado, a transferência de documentos de outras secretarias, a preservação, restauração e a organização arquivística do acervo e, finalmente, a disponibilização do documento à sociedade. Por esta razão, estar subordinado à Casa Civil ressalta um papel administrativo essencial ao Arquivo: propor e implementar uma política estadual de gestão de documentos. A posição do Arquivo, junto à administração direta, ficou mais clara dentro da organização do Estado, destacando a sua função administrativa e gerencial.
Hoje, por exemplo, cada secretaria possui uma Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo. Trata-se de um grupo permanente e multidisciplinar, responsável pela seleção de documentos para eliminação e pela certificação da boa gestão documental, apontando as especificidades da secretaria neste assunto. Já o Arquivo Público deve fornecer orientação técnica sobre a gestão de documentos a estas comissões, além de determinar a transferência e o recolhimento de documentos com comprovado valor administrativo, histórico-legal ou histórico-cultural.
A mudança para a Secretaria da Casa Civil não deixará o Arquivo restrito a atividades administrativas. Além de fazer o gerenciamento interno da informação de caráter oficial, o Arquivo tem ampliado suas atividades nas áreas de preservação, difusão e ação educativa (MG).
