Eliminação de documentos gera economia para órgãos do Estado

Relatório do Arquivo Público do Estado aponta que, em 2018, mais de R$ 51 milhões foram economizados com a aplicação da gestão documental

seg, 28/01/2019 - 14h41 | Do Portal do Governo

O Arquivo Público do Estado de São Paulo divulgou um relatório com o levantamento dos benefícios econômicos que a implantação da gestão documental proporciona aos órgãos da Administração Pública Estadual. De acordo com o relatório, em 2018, mais de R$ 51 milhões foram economizados aos cofres públicos com a aplicação dos instrumentos de gestão documental.

Vale lembrar que a gestão de documentos é o conjunto de ações e operações técnicas necessárias para manter o controle e a eficiência dos arquivos da administração pública, e desta forma, garantir o acesso à informação.

O levantamento aponta que a eliminação dos lotes de documentos sem valor legal e com prazo de guarda vencido é uma das ações que facilita o acesso aos documentos com informações importantes e de interesse da sociedade, gerando economia na locação de espaços físicos e na contratação de empresas especializadas em gestão de documentos.

Segundo o Departamento de Gestão do SAESP (DGSAESP), a quantidade de documentos eliminados em 2018 ocuparia um espaço de 6.926 m². Considerando o preço médio do m² de R$ 7.500,00 para um imóvel localizado no centro de São Paulo, alcança o valor de R$ 51 milhões, aproximadamente.

O diretor substituto do Centro de Gestão Documental (CGD/DGSAESP), Benedito Vanelli, explica que “todas as eliminações de documentos realizadas pelos órgãos da Administração Pública Estadual só ocorrem depois de cumpridos os prazos estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, que são elaboradas pelos órgãos e aprovadas pelo Arquivo Público do Estado”. Com estes instrumentos de gestão documental, cada órgão pode controlar o prazo de guarda dos documentos que produz.

Ou seja, a tarefa de eliminar os documentos desprovidos de valor é decorrente do trabalho de avaliação documental, coordenada pelos membros das Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) presentes em cada órgão do Estado. Além disso, o procedimento de eliminação de documentos públicos prevê a publicação no Diário Oficial dos Editais de Ciência de Eliminação de Documentos, o que garante ampla publicidade ao ato.

Durante todo o ano de 2018, a somatória de documentos eliminados em todos os órgãos e entidades da Administração Estadual, sob a orientação do Arquivo, chegou a 52.883,74 metros lineares, cerca de 332.469 caixas de arquivos.

Um exemplo é o Departamento Estadual de Trânsito de São Paulo (Detran), um dos órgãos de destaque no cumprimento da política de gestão documental, que eliminou 24.384 metros lineares de documentos sem valor legal e com prazo de guarda vencido. Em seguida, a Secretaria de Agricultura e Abastecimento, com 5.051 metros lineares; e a Secretaria da Fazenda, com 3.190 metros lineares. Todos esses órgãos elaboraram suas Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim, aprovadas pelo Arquivo Público do Estado.

O diretor do CGD destacou que a eliminação de documentos sem valor legal promove também a racionalização do uso dos espaços de arquivos. “Arquivos racionalizados custodiam apenas o que ainda possui valor. Menos documentos acumulados desnecessariamente agiliza a recuperação das informações nos arquivos e, consequentemente, facilita o acesso à informação ao cidadão ou ao gestor público”, disse Benedito.

Além disso, contribui para a preservação da memória registrada nos documentos arquivísticos, produzidos pela Administração Pública Estadual, pois arquivos melhor geridos são mais adequados para a guarda de documentos, bem como minimizam a possibilidade de ocorrência de sinistros que podem levar à perda da informação.

E o que acontece com toda essa papelada?

O Decreto 48.897, de 27 de agosto de 2004, estabelece no Artigo 30 que “a eliminação de documentos públicos sem valor para guarda permanente será efetuada por meio da fragmentação manual ou mecânica dos suportes de registro das informações. Os documentos em suporte-papel serão doados nos termos da legislação vigente”. Sendo assim, boa parte das eliminações devem ser direcionadas para o Fundo Social que leiloa, juntamente com outros bens inservíveis, e a verba arrecadada é destinada ao desenvolvimento de programas sociais voltados às pessoas em situação de vulnerabilidade social.

Do Arquivo Público do Estado