Arquivo Público implanta sistema SPdoc na Secretaria dos Transportes Metropolitanos

Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e informações permite o controle e acesso rápido aos documentos estaduais

qua, 28/02/2018 - 12h41 | Do Portal do Governo

O Arquivo Público do Estado realizou a implantação do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc na Secretaria dos Transportes Metropolitanos do Estado de São Paulo (STM). A equipe do Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais (CCPE) utilizou uma nova metodologia para a implantação do sistema, visando melhor atender às necessidades da STM e fazer com que as ferramentas disponíveis sejam bem utilizadas pelos 93 servidores que trabalham diretamente com o sistema.

O SPdoc é um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e informações que permite o controle e acesso rápido aos documentos estaduais, além de promover a gestão de documentos desde sua produção até a destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

Destacam-se na metodologia utilizada pelo CCPE a necessidade de manifestação de interesse do órgão em adquirir o SPdoc – momento em que é possível indicar servidores que serão responsáveis em acompanhar o processo – além da realização de uma análise da viabilidade para a implantação. Quando o sistema passa a ser utilizado pelo órgão, também é feita uma avaliação dos impactos nas rotinas de trabalho dos servidores envolvidos, para padronizar questões que somente vêm à tona com a prática do uso do sistema. “É função do Arquivo Público implantar o SPdoc, mas o compromisso e disponibilidade dos servidores que trabalharão diretamente com o sistema no processo de implantação é imprescindível para que sua utilização seja eficiente”, afirma Leandro Teixeira Estrella, Executivo Público do Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais, do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (DGSAESP).

Procurando essa aproximação e melhor treinamento das equipes que operariam o SPdoc, foram realizadas diversas visitas à Secretaria, para conhecer as rotinas de trabalho e entender como melhorar procedimentos. Também se realizou uma capacitação para 20 operadores do sistema. Cerca de quatro meses foram necessários entre a manifestação de interesse da Secretaria, em agosto, até a total implantação do sistema, que aconteceu no início de dezembro.

O Arquivo Público, por meio do DGSAESP, promoveu a implantação do SPdoc em cinco órgãos da administração estadual durante 2017. No total, quase uma dezena de órgãos deram início a esse processo no mesmo período. O Governo do Estado de São Paulo pretende implantar o SPdoc em todos os seus órgãos e entidades.

O SPdoc traz benefícios para a efetiva aplicação dos Planos de Classificação e das Tabelas de Temporalidade de Documentos, automatização dos procedimentos de transferência, recolhimento e de eliminação de documentos, integração entre protocolos, arquivos e Serviços de Informações ao Cidadão (SIC), reunindo em uma mesma base de dados todas as informações e documentos produzidos ou recebidos, em tramitação ou arquivados. Todo esse trabalho de gestão contribui decisivamente para o tratamento da informação e para se promover o acesso.

Do Arquivo Público do Estado