O Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (Saesp) publicou no Diário Oficial do Estado de 12 de dezembro, Seção I, Poder Executivo, a proposta de elaboração de uma tabela de temporalidade dos documentos da administração pública, que identifica, racionaliza e define o prazo de guarda da documentação acumulada pelos órgãos da administração direta e indireta. Resultado do trabalho conjunto de 744 agentes públicos pertencentes a 19 Secretarias de Estado, a 27 órgãos da administração indireta, à Procuradoria Geral e ao Ministério Público, ela vai possibilitar a eliminação de materiais inúteis e, sobretudo, garantir a preservação permanente de documentos que têm valor histórico ou comprobatório.
Essa tabela abrange os documentos referentes às funções auxiliares do Estado, tais como organização administrativa; comunicação institucional; gestão de bens materiais e patrimoniais; gestão de recursos humanos; gestão orçamentária e financeira; e informações de atividades complementares. E nela são definidos os procedimentos a serem adotados e o destino que se deve dar a cerca de 750 tipos diferentes de documentos: comprovantes fiscais, relatórios, projetos, pareceres técnicos, jurídicos, prontuários funcionais, contratos, convênios, atas, ofícios e bases eletrônicas de dados, entre outros.
O projeto da tabela de temporalidade foi desenvolvido com o apoio da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado (Fapesp), e a oficialização desse importante instrumento administrativo vai permitir que o Arquivo do Estado aumente suas doações de papel para reciclagem ao Fundo Social de Solidariedade, que totalizaram 260 toneladas no período de 1997 a 2002 .
Sobre o Arquivo do Estado
É o órgão central do sistema de arquivos que define diretrizes, normas e procedimentos de gestão de documentos em todo o Estado, além de preservar os documentos de valor histórico da administração.
Localizado na capital, na Rua Voluntários da Pátria, 596, em frente à Estação Tietê do Metrô, o Arquivo Histórico está aberto ao público e promove cursos, oficinas e visitas monitoradas para interessados da área acadêmica e servidores públicos
A Imprensa Oficial mantém com essa instituição um convênio para publicação de manuais técnicos, guias, inventários e catálogos, entre outros tipos de documentos.
Serviço:
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Da Agência Imprensa Oficial
R.K.
