Aproximar o Arquivo Público do Estado das demais secretarias para estabelecer uma política de gestão de arquivos para todo o estado de São Paulo. Essa é a principal razão por que o Arquivo está novamente vinculado à Secretaria da Casa Civil.
Tal mudança ocorreu na reestruturação da Secretaria da Casa Civil, oficializada em 18 de julho de 2007. De acordo com esta resolução, a partir daquela data, o Arquivo Público do Estado deixou de estar vinculado à Secretaria da Cultura para fazer parte dos quadros da Casa Civil, órgão de apoio direto ao Governador do Estado.
A posição de um arquivo público no organograma governamental não é um consenso. Tanto em São Paulo como em outros estados brasileiros, esta instituição esteve associada a diversas secretarias. Alguns estados, por exemplo, ainda mantêm o Arquivo Público ligado à Secretaria da Cultura; em outros, ele está subordinado à Secretaria de Estado da Administração.
Segundo o Professor Carlos Bacellar, Coordenador do Arquivo Público do Estado de São Paulo, isso ocorre porque os arquivos centrais sempre estiveram vinculados à preservação de documentos para a produção de conhecimento histórico, motivo que fez, em São Paulo, o Arquivo Público ficar vinculado à Secretaria de Cultura até o ano passado.
No entanto, o professor explica que a preservação de documentos é só uma das atribuições de um arquivo público. Antes disso, é realizado um árduo e longo trabalho que inclui a regulamentação da produção de papéis do Estado; a transferência de documentos de outras secretarias; a preservação, restauração e a organização arquivística do acervo e, finalmente, a disponibilização do documento à sociedade.
O professor acredita que estar subordinado à Casa Civil ressalta um papel administrativo essencial ao Arquivo: propor e implementar uma política estadual de gestão de documentos. A posição do Arquivo, junto à administração direta, ficou mais clara dentro da organização do Estado, destacando a sua função administrativa e gerencial.
Hoje, por exemplo, cada secretaria possui uma Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo. Trata-se de um grupo permanente e multidisciplinar, responsável, entre outros, pela seleção de documentos para eliminação e pela certificação da boa gestão documental, apontando as especificidades da secretaria neste assunto. Já o Arquivo Público deve fornecer orientação técnica sobre a gestão de documentos a estas comissões, além de determinar a transferência e o recolhimento de documentos com comprovado valor administrativo, histórico-legal ou histórico-cultural.
A mudança para a Secretaria da Casa Civil não deixará o Arquivo restrito a atividades administrativas, garante o professor. Além de fazer o gerenciamento interno da informação de caráter oficial, o Arquivo tem ampliado suas atividades nas áreas de preservação, difusão e ação educativa.
Em 2007, o Arquivo Público adquiriu novos equipamentos para microfilmagem e digitalização de documentos. O microfilme ainda é considerado a melhor forma de preservação de documentos, quando acondicionado corretamente. Além disso, ele é utilizado para a consulta pelos pesquisadores, preservando assim o documento original. Já a digitalização possibilita o acesso ao documento não só ao pesquisador que freqüenta o Arquivo, mas a qualquer pessoa com acesso à internet, ampliando a divulgação dos documentos.
A internet é uma importante ferramenta de exposição do acervo, além de facilitar a pesquisa de documentos e atrair novos visitantes ao Arquivo, acredita o Professor Lauro Ávila, Diretor do Departamento de Difusão e Preservação da Memória. Parte do acervo, assim como a nova versão da Revista Histórica, já está disponível no novo site do Arquivo.
Já os núcleos de Difusão Editorial e Ação Educativa foram reativados neste ano. Na Difusão, foi retomada a parceria com a Imprensa Oficial, que inclui o lançamento de cinco publicações até o final de 2008. Na Ação Educativa, atividades bem sucedidas no passado foram retomadas e novos projetos estão sendo elaborados, como as visitas monitoradas ao Arquivo, as oficinas temáticas e os planos de estágios com alunos de História da PUC/SP e da UNESP.
Na organização do acervo, o Arquivo busca realizar parcerias com diversas instituições. É o caso de dois projetos recentemente aprovados junto ao Ministério da Justiça e ao BNDES. Reunidos, estes dois projetos representam a organização e preservação de cerca de 170mil páginas de documentos do século XIX. As parcerias garantem recursos para aquisição de equipamentos, contratação de pessoas e compra de materiais. É em função da organização do acervo que as demais atividades do Departamento são desenvolvidas. Caso contrário, o Arquivo seria apenas um estoque de documentos antigos ou um órgão destinado a juntar papéis para eliminação. Tratar um acervo significa organizar os documentos com o intuito de preservar a parte da memória da sociedade que está sob guarda do Arquivo, explica o professor.
O último ano também foi marcado por importantes definições para Arquivo Público do Estado. A Secretaria da Casa Civil aprovou a reorganização do organograma do Arquivo e autorizou a realização de um concurso público para completar o seu quadro funcional. Além disso, a instituição passará por uma reforma da sua estrutura física, que inclui a construção de um novo prédio. O início das obras está previsto para o final deste ano. Ao término da reforma, o Arquivo será capaz de abrigar cerca de 80km lineares de documentação, aumentando em aproximadamente onze vezes a sua capacidade atual.
A adequação das instalações e a chegada dos novos funcionários trazem novas perspectivas ao Arquivo, afirma o professor Carlos Bacellar. Resultam da compreensão do Estado acerca do tratamento arquivístico de documentos, um trabalho demorado, com resultados a médio e longo prazo.
De acordo com o SAESP, Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, o Arquivo Público ainda deve recolher cerca de 180km lineares de documentação em todo o estado de São Paulo.
Do Arquivo Público do Estado
